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爱是恒久忍耐,又有恩慈。 爱是不嫉妒。 爱是不自夸,不张狂,不作害羞的事.

 
 
 

日志

 
 

提升时间效率,学会这几招就够了!  

2017-08-03 10:36:25|  分类: 创业职场社交 |  标签: |举报 |字号 订阅

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从小就被教育,一寸光阴一寸金,但我们却并不真正懂得时间的重要性。上网查资料,却迷失在浩瀚的信息汪洋里,一两个小时也定位不到有用信息;拿出手机联系客户谈事情,却因为几条未读消息而刷起了朋友圈,时间流逝而不自知;工作必须要拖deadline甚至拖过deadline,才能勉强完成。

我们一边焦虑时间不够用,又一边做着滥用时间、浪费时间的事情。

人生导师贺涵说:“即使是吃饭时间,也应该有效利用起来,去做点什么或学点什么……一天三个小时,一周算起来就比别人多出一天的时间……”

虽然在同样的生命长度内,每个人的时间都是一样的,但是确实可以通过提升时间使用效率而让产出更高,经历更丰富。某种程度上来说,你的时间就比别人“多”了。一站式知识平台蚂蚁私塾创始人蔡垒磊在新书《认知突围:做复杂时代的明白人》中,提出了提升时间效率的高效方法。

列出任务条目,明确任务目的

多数人的一天都是浑浑噩噩的。到了晚上合眼之前,试着回想一下今天都干了些什么,很多人说不出个所以然来,好像做了很多事,但又似乎没做什么重要的事。

从小我们就被教育:做事要有计划。于是,我们试着早起将当日的计划写得满满当当。然而如果每天都需要如此严谨地对待工作和生活,怕是多数人都坚持不下来,况且列计划也就是个很耗时间的事情,它会将你本就不多的闲暇时间又挖走一块。

高效建议:要摆脱“混日子”的状态,就要试着将每日的任务列出。这是不是会很花时间?不,只需把当日重点要完成的任务条目式地列在某张便签(或手机便签)上即可,一两分钟就够了,无须事无巨细,也无须做额外的标记和说明,且随时可增添或删减,完成一件就划掉一件。注意是划掉,而不是直接删除,千万别小看这一步,它会清晰地告诉你一天内究竟干了多少事。

人是天生的多线程动物,因此在处理任务时常常会“跑偏”。比如找几个朋友谈点事情,明明主题是合作推广一个新产品,聊着聊着就变成了家长里短,最后在时间紧迫的状况下只能拿出一个四不像的方案草草收尾。

这种情况十分常见,并非朋友之间只能聊工作不能谈感情,但是理清任务目的和主次是我们高效利用时间的关键。

高效建议:每个人都必须时刻牢记自己当下的任务目的——我来这里做什么,当下的主要任务是什么。线程处理并没有问题,但必须时刻保持界限。很多人认为这只是有关自控的问题,其实有没有养成任务目的第一性的习惯才是关键所在。

寻找高效时段,远离噪声干扰

一个人大脑的活跃程度和精力的聚焦程度,在一天的不同时段是有很大差异的,每个人都不太一样,所以千篇一律地号召养成早睡早起的习惯其实并不正确。

每个人都有自己的高效时段,有的人是清晨,有的人是夜晚,还有的人是中午或下午。要提升自己在单位时间上的使用效率,就该先找到自己的高效时段。这很容易,试着将同一任务放在不同时段简单测试下就能知晓。

高效建议:在明确了自己的高效时段以后,尽量把每日最烧脑或最希望完美收尾的任务放到这一时段来完成,以保证脑力的高效利用。

在日常的工作进行时中,明明工作任务尚未完成,为何总是会忍不住刷刷微博、看看微信群、翻翻朋友圈?作为一个有好奇心的正常人,我们很难对“叮咚”的信息提升音充耳不闻,很难对闪着小光点的黑屏手机视而不见,很多人都有红点强迫症,有信息恐慌症。

这都没有问题,因为这都是正常现象,但这种容易即时获取的猎奇心理和乐趣很容易就会刺激多巴胺的分泌,并让我们无法停止。

高效建议:选择尽量安静且不容易被打断的环境进行重要工作。

我有很多作家朋友在写作时旁边都是不放手机的。举这个例子,因为写作是利用整块时间的典型。这么做的目的就是让自己得以保持长时间的专注,避免好不容易聚拢的思绪被突然扯断,增加时间的无效损耗。

合理利用碎片时间,掌控时间弹性

除去每天用来处理重要任务的大块时间外,我们还拥有许多被割裂开来的碎片时间。它们就犹如做完衣服剩的下脚料一样,已经无法再用来做成一件完整的衣服。例如,等人的10分钟、下班前等着打卡的5分钟等。

然而这些下脚料并非全无用处,我们有一些需大块时间才能完成的重要任务,也有一些只需碎片时间就能完成的小任务,例如,随时随地进行无器械健身,或者阅读一篇有营养的文章。

高效建议:利用碎片化时间做碎片化的事,你可以利用在地铁上、公交车上的时间,或是在每项任务之间的间隙,来完成一些碎片任务,这样至少可以降低很多大块的时间损耗。

当很多人说“我没有时间”的时候,并不一定意味着真的没有时间,而是不愿舍弃或减少做A事的时间去做B事,但事实上当有更紧急也更重要的C事出现时,那些每天看似忙得焦头烂额的人还是能挤出时间去完成的。

很明显,时间的弹性是非常大的。如果我们一周有56小时在睡觉,那么哪怕我们真的看上去非常忙碌,假设一周工作超过70小时(已经是不小的工作强度了),也还是有42小时可以自由支配。除去陪伴家人的时间,只要你想,依然是可以做很多事情的。

高效建议:当一个瓶子被石子塞满时,你依然能往里加沙。当它被沙填满时,你依然能往里加水。不要认为原来既定的时间计划就不能动,当有新的事情出现时,别急着说自己没时间,先看有没有不那么重要的事情可以被替代。

减少后台运行,降低切换频率

很多人会在某项任务遇到阻滞时,选择将其暂时搁置,随后开始处理一项新的任务。在新的任务遇到阻滞时,又转而处理一项更新的任务。这个过程有点类似操作系统上多任务的后台运行。

不过这样做有一个不太好的地方,由于你刻意回避困难,每项任务都卡在了关键处,哪样都捞不起,也会因此感到烦躁。因为你的后台任务如此多,当你处理A时,一直惦记着B,当你处理B时,又同时惦记着A、C、D……你发现自己无法集中精神,大脑这个中央处理器已经满载,疲于奔命。

高效建议:处理任务时如要选择暂时搁置,尽量处理到阶段性收尾,少做后台运行,以便最大限度地将自己的注意力集中到当前任务中,这对我们“解题”是有帮助的。

另外,很多人喜欢在某个时间段同时干两件事,这当然可以。如果你的大脑处理能力足够强大,数量不多的多线程处理也许很轻松。但部分人有个很不好的习惯,喜欢频繁切换。比如手边放着两本书,先翻开A书看一点,再翻开B书看一点,回头再看点A书,再看点B书……

频繁切换的最大坏处在于隐性损耗。想一想当你专心工作时被突如其来的事情打断,半小时后重新回到电脑前,普通人至少需要5分钟的整理才能恢复到与之前工作相关的活跃状态。这5分钟就是损耗,切换越频繁,损耗就越大。

高效建议:在对宝贵的整块时间进行利用时,与其让切换间隙的损耗白白流失,不如集中力量先将某件事做好。如果一定要切换,那么减少切换的频率。统筹很重要,损耗的规避也很重要,需要自己找平衡。

以上几招是提升时间使用效率的关键,为什么同样多的时间内,有些人能够做那么多事,有些人却碌碌无为。这都是使用时间方法论上的差别,而这种差别,则会直接导致成就上的差距。时间用在哪,决定你是谁。

作者:蔡垒磊

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